第一条  为了加强我校实物档案的管理工作，根据《中华人民共和国档案法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等规定，特制订本实施细则。

第二条  实物档案由学院档案馆实行集中统一管理。任何部门和个人不得拒绝归档，更不得据为己有。

第三条  凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明。

第四条  归档范围

1、我校及我校各单位受到省级以上（含省级）党、政、学术组织表彰的奖品、奖状、证书（原件）。

2、各级领导或教师、研究人员代表学校参加国内外交流活动中对方馈赠给学院的礼品。

3、在我校各种接待活动中对方馈赠给学院的礼品。

4、在我校组织或参加的各种重大活动中外单位或校友以及其他个人赠送的礼品。

5、国内外知名人士给我校的题词、题字、绘画等。

6、我校组织的各种重大活动中形成的纪念品及其他有保存价值的实物。

7、其他按规定应交给学院保管的礼品、纪念品等实物。

第五条  归档办法

1、各单位应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存。

2、校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内交学校档案馆。

3、凡属个人非公务活动中形成的能反映学校重大活动、重要人物、具有保存查考价值的实物材料，鼓励个人向学校档案馆捐赠，或由学校征集。

第六条  利用和借出办法

1、实物档案一般不外借使用，特殊情况下需要使用时，需经分管档案工作的学校领导或档案馆馆长批准后才能借出。

2、借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。

3、实物档案如有遗失，污损或造成损失者，按《档案法》规定给予处罚直至追究法律责任。

第七条 本实施细则由档案馆负责解释。